Autogiro för klubbar och föreningar: automatisera medlemsavgifterna

För många klubbar och föreningar är medlemsavgifterna ett återkommande huvudbry. Fakturor ska skickas, betalningar stämmas av och påminnelser gå ut, ofta av tränare och styrelsemedlemmar som hellre lägger tiden på verksamheten. Med Autogiro och ett medlemsregister som pratar med betalflödet kan nästan allt det arbetet automatiseras.

Så fungerar Autogiro

Bg Autogiro är en betaltjänst från Bankgirot där pengarna dras automatiskt från betalarens konto på förfallodagen. Det bygger på ett medgivande, ett avtal mellan betalaren och den som tar betalt.^[1] För klubben betyder det att man alltid vet när betalningarna kommer in, och för medlemmen att man slipper hålla koll på fakturor och förseningsavgifter.^[1]

För att ta betalt med Autogiro behöver ni ett Autogiroavtal med er bank, ett bankgironummer och ett system som kan hantera betalningarna.^[1]

Tre sätt för medlemmen att lämna medgivande

• Via er webbplats: medlemmen anmäler sig till Autogiro direkt i samband med att hen blir medlem.^[1]
• Via internetbanken: medlemmen lägger själv till medgivandet i sin bank.^[1]
• På blankett: det traditionella sättet, som fortfarande behövs för vissa medlemmar.^[1]

Medgivande via webbplatsen är det som ger mest automation, eftersom det kan kopplas direkt till anmälan och medlemsregistret.

Från manuell hantering till automatiskt flöde

Autogiro löser själva dragningen. Den stora tidsvinsten kommer när hela flödet runt omkring kopplas ihop:

1. En ny medlem anmäler sig på webbplatsen och lämnar sitt medgivande.
2. Medlemmen hamnar automatiskt i medlemsregistret med rätt medlemskap och avgift.
3. Betalningsuppdragen skapas automatiskt utifrån registret inför varje period.
4. Resultatet av dragningarna läses tillbaka och kopplas till rätt medlem.
5. Kvitton, välkomstmejl och påminnelser vid misslyckade dragningar skickas automatiskt.

Tränare och styrelse ser i en adminpanel vilka som är aktiva medlemmar och vilka som behöver följas upp, utan att stämma av något för hand.

Att tänka på

• Personuppgifter: medlemsregister och kontouppgifter är personuppgifter. Se till att de hanteras säkert och enligt GDPR.
• Tydlig information: berätta för medlemmarna när dragningarna sker och hur de avslutar sitt medlemskap.
• Undantag: planera för medlemmar som pausar, byter medlemskap eller inte kan betala med Autogiro.